Vous devez alors fournir par mél à Guillaume Castanet :

• la date choisie pour le séminaire
• les nom et prénom du séminariste
• sa fonction et son (ses) organisme(s) d'appartenance (avec si possible les adresses des pages web de cette (ces) organisme(s))
• son e-mail ou mieux l'adresse de sa page web « personnelle »
• le titre du séminaire
• son résumé (au format ASCII ou HTML)
• et, si possible, une image (de préférence couleur, pas trop grande, au format GIF ou JPEG)

Les frais de missions des personnalités extérieures qui viennent pour faire un séminaire au LEMTA sont pris en charge sur les crédits CNRS du Fonds Commun selon les procédures habituelles : établissement d'un ordre de mission et d'une commande de titre de transport SNCF ou avion. Vous devez donc faire parvenir à Irène Léonard, dès que vous fixez une date de séminaire et au plus tard 10 jours avant le jour du départ du séminariste, les renseignements suivants concernant votre invité(e) :

• nom, prénom
• n° INSEE (s'il est français)
• grade ou fonction
• organisme d'appartenance (université et laboratoire de recherche pour les universitaires)
• adresse professionnelle
• adresse personnelle (s'il souhaite recevoir ses billets à domicile)
• date du déplacement
• horaires SNCF ou avion

Une dernière consigne importante à transmettre aux orateurs :
la durée de l'exposé oral devra être de l'ordre de 40-45 minutes, afin qu'avec 10 minutes de questions tout soit bouclé en 1 heure.

Enfin il est de la responsabilité de la personne qui invite d'ouvrir la salle LEMTA vers 13h40 (la clé doit être demandée à Édith LANG), d'allumer ordinateur et vidéoprojecteur, de charger la présentation de l'orateur et de tester qu'elle fonctionne bien, afin que le séminaire démarre à 14h00. Il est même conseillé de prendre la clé de la salle LEMTA et de faire un test dans la matinée !...